Bonjour Aline. Tu es, à ma connaissance, la seule Responsable
Onboarding en France et ma première question est de savoir comment en es-tu
arrivée là ?
J'ai débuté chez Deloitte en 2005
en tant qu'assistante de direction au sein du pôle réorganisation services. Après
4 années riches en apprentissage, la révélation d'une forte appétence pour les
RH et un premier bébé, j'ai souhaité me réorienter. J'ai eu l'opportunité de
bénéficier d'une mobilité interne pour rejoindre les relations campus en tant
que chargée de relations campus. Deux ans après avoir intégré l'équipe, j'en ai pris
la responsabilité.
Deux ans ont encore passé, un deuxième bébé en route... et la conviction que
l'intégration est maillon incontournable dans la vie d'un nouveau
collaborateur. En juin 2013, à mon retour de congé maternité, Jean-Marc Mickeler,
Associé Directeur des Ressources Humaines de Deloitte France a créé le poste
d'Integration Manager.
Chez Deloitte, un certain nombre
de dispositifs existaient déjà en termes de marque employeur, développement des
talents et bien-être des collaborateurs. Il s’avérait cependant nécessaire de
les harmoniser, de les dynamiser pour nous assurer que la promesse employeur
était respectée. Je suis donc en charge de veiller à la bonne intégration des
collaborateurs de la firme en France, tous grades ou métiers confondus. J’ai
abordé ce nouveau poste comme une gestion de projet : analyse de l’existant,
diagnostic, mise en place de plans d’action, d’indicateurs de performance et
ROI.
Il est aujourd’hui nécessaire pour
les entreprises que le nouvel entrant trouve sa place rapidement, qu’il s’y sente
bien et pour longtemps ! Notre objectif : réduire l’éventuel écart
entre notre promesse marque employeur et le vécu du collaborateur et faire en
sorte que l’integrationmanager soit un point de contact et d’écoute
indépendant.
Tu parles de gestion de projet. Ce qui suppose qu’il y aura une fin,
non ?
Nous recevons 70 000 CV par
an, nous travaillons en gestion de projet car il est nécessaire d’adapter en
permanence nos process, en fonction des évolutions de marché mais aussi et
surtout en fonction des profils, du grade, du niveau d’expertise des
collaborateurs qui nous rejoignent. Nous avons un fort enjeu de différenciation
et de diffusion des valeurs et de la culture qui sont propres au cabinet,
l’innovation ici est clé. Finalement, quoi que nous fassions tout est lié à
l’humain : les meilleurs systèmes d’intégration ne fonctionneront pas sans
de véritables échanges quotidiens avec les collaborateurs. L’integration manager
se doit d’être au cœur de leur quotidien, de leur mission.
Tu en es donc à la phase 1 de diagnostic, n’est-ce pas ?
La phase 1 est quasiment
finalisée. En effet, nous avons choisi de nous focaliser sur les stagiaires et
jeunes diplômés en audit pour commencer. Nous recrutons 700 jeunes diplômés par
an et 500 stagiaires dont la moitié nous rejoindra en CDI au terme de leur
mission. Leur première expérience au sein de la firme est donc primordiale.
Pour ceux qui repartent sur leur campus, ils véhiculent nos valeurs, notre image
et leur vécu au sein de Deloitte, c’est tout aussi important ! Pour les
juniors, ils débutent leur carrière et nous devons les accompagner pour que
leur premiers pas se passent bien.
Nous allons donc entamer cette
année, la phase de déploiement pour les autres métiers et au sein des
différents bureaux en régions.
D’après toi, combien de temps faut-il pour construire et installer un
processus d’Onboarding ?
Pour répondre à cette question de
manière globale, il me semble primordial de prendre en compte plusieurs
paramètres : les volumes de recrutement, l’existence ou non d’un processus et
enfin l’équipe dédiée au onboarding.
Chez Deloitte, j’estime que le processus
(du diagnostic au ROI) peut aller
jusqu’à 3 ans.
Comment s’organise un planning d’intégration ?
Chez Deloitte, il y a ce jour 2 programmes
d’intégration. Tout d’abord, nous accueillons deux fois par an tous les
auditeurs stagiaires et juniors où un parcours d’intégration spécifique très
rythmé leur est dédié (journée d’intégration, séminaire de formation, accueil
au sein de leur activité, parrainage, suivi RH à 3 et 6 mois d’ancienneté). Nous
avons également des sessions d’intégration chaque lundi qui nous permettent
d’accueillir tous les autres profils de la firme; ces sessions sont plus
condensées mais l’encadrement RH reste identique. La mise en place de tous ces
processus relève d’un réel travail collaboratif avec de nombreux services
internes mais également avec les DRH et leurs relais.
Cependant, en fonction des aléas de leurs
missions, il arrive que quelques collaborateurs ne puissent pas assister à la
session d’intégration.
C’est donc une de tes problématiques ?
Si certains d’entre eux ne
peuvent pas suivre le programme d’intégration, ils ont bien évidemment la
possibilité de poser leur question à leur parrain, leur management, leur
équipe, la RH et moi ; nous avons également des outils disponibles sur
notre intranet.
La notion de onboarding doit
être, d’après moi, partagée. C’est du gagnant-gagnant. Nous mettons toute une
organisation à leur disposition pour les aider, les orienter, répondre à leurs
problématiques, leurs questions et leur donner les premières clés de la
réussite au sein de la firme. Mais il est évident que chaque nouvel entrant
doit aussi être acteur à part entière de son intégration.
L’organisation de la formation se fait-elle différemment selon le type
de population concernée ?
Tout à fait. Il y a un cursus de
formation spécifique obligatoire en fonction des grades de nos collaborateurs.
Les stagiaires et juniors bénéficient également de séminaires d’intégration dès
leur arrivée où des formations leurs sont dispensées par des collaborateurs/formateurs.
N’as-tu pas rencontré de résistance par rapport à ce projet ?
Heureusement non, même si l’intégration
nécessite quelquefois une remise en question de certains processus déjà
existants, toutcela se fait assez facilement.
Cela t’est-il arrivé qu’il n’y ait pas de fit entre le parrain et le
collaborateur ?
Oui, ça arrive. L’interaction
entre le parrain et le filleul leur est propre. Mais j’insiste encore une fois,
nous sommes organisés afin que le nouvel entrant ne se retrouve jamais seul
face à une question ou une problématique.
Et comment choisis-tu les parrains ?
Ce n’est pas moi qui les choisis.
Chaque service est organisé de façon à ce qu’il y ait un Associé et un manager
dédiés aux enjeux RH. Ensemble, ils sollicitent différents collaborateurs au
sein des équipes pour identifier ceux qui souhaitent s’investir en tant que
parrain. Ils constituent ensuite des binômes parrain/filleul.
Par contre, nous travaillons en
collaboration tout au long de l’année pour nous assurer que les binômes sont
bien constitués et que le parrain joue bien son rôle de "facilitateur des
premiers pas".
Le rôle du parrain est donc plus important que celui du manager, dans
cette optique ?
Le rôle du parrain est
complémentaire de celui du manager. Ensemble, ils doivent accueillir et
faciliter l’intégration du jeune collaborateur. Le parrain a souvent une
relation de proximité, sans hiérarchie donc plus informelle, il est alors plus
aisé pour les nouveaux entrants de se confier. Il va également l’accompagner et
lui faire bénéficier de son réseau au sein de la firme.
Comment se présentent les compte-rendus des managers RH ? Sont-ils
écrits ?
Tous les collaborateurs ont une
obligation d’auto-évaluation bi-annuelle. Pour les plus jeunes, le manager RH
aidé par les relais RH les rencontre à 3 et 6 mois après leur arrivée. Tout est
en effet écrit, standardisé, néanmoins je réfléchis actuellement à une autre
solution informatique qui nous permettrait de suivre ces rencontres avec plus
de fluidité.
Un SIRH ?
Il existe en effet des solutions
de onboarding qui peuvent être un module
complémentaire très intéressant pour piloter de manière précise la vie du
collaborateur. C’est une solution que j’envisage à moyen terme.
Quelles sont les difficultés et réussites que tu as rencontrées ?
C’est long à mettre en place…, et
c’est frustrant !
Il y a de belles réussites :
les programmes d’intégration pour les promos de juniors et stagiaires, les
sessions d’intégration pour le reste des collaborateurs, le programme D. IT
(Deloitte Important Trainees) de fidélisation post-stage, les "live chat" qui
ponctuent la période entre la signature du contrat et l’arrivée du nouvel
entrant (destinés aux stagiaires et débutants) et toutes celles à venir !
Quels sont les outils d’évaluation du processus d’intégration ?
Nous travaillons avec www.meilleures-entreprises.com sur
le déploiement de plusieurs enquêtes : "happy candidates" envoyé à chaque
candidat arrivant à la fin du processus de recrutement et ce quelle que soit
l’issue de son parcours afin d’avoir son feed back sur notre processus de
recrutement ; "happy trainees" afin d’évaluer notre encadrement auprès de
nos stagiaires et enfin un rapport d’étonnement pour tous les collaborateurs de
la firme.
Vont-ils te répondre honnêtement ?
Je l’espère ! Les
questionnaires sont anonymes. A travers ses enquêtes, mon objectif est
d’améliorer constamment notre encadrement.
L’intégration, et après ?
La fidélisation, la rétention des
talents est la suite logique à l’intégration d’un collaborateur et d’une
politique RH plus globale. Notre
stratégie RH est claire et transparente : « développer
l’employabilité de nos collaborateurs », « développer la
mobilité » et « optimiser l’environnement de travail ». D’autre
part, il est également important d’accompagner
les collaborateurs qui souhaitent quitter la firme.
Quitte à ce qu’il y ait des collaborateurs qui reviennent ?
Mais c’est le cas ! Ce qui
prouve que l’expérience Deloitte est à vivre ou à revivre ! Nous
communiquons d’ailleurs beaucoup sur les différents parcours de nos
collaborateurs. D’autre part nous animons un réseau extrêmement fort des
anciens collaborateurs de Deloitte qui gardent un lien étroit avec le cabinet.
Et justement, comment s’organise cette présence sur les réseaux
sociaux ?
Nous sommes ultra connectés et
très présents sur les réseaux grâce aux community managers ou via des démarches
plus personnelles de collaborateurs.
Utiliser Facebook a-t-il été facile ?
Finalement oui. Nos
interrogations ont été vite balayées par la puissance et la viralité de ces
nouveaux modes de communication. Et puis, il est indispensable d’avoir
plusieurs canaux de diffusion en fonction de nos cibles.
Je te remercie infiniment de ta disponibilité et de tes réponses !
